企业员工报销发票财税全攻略：从做账到税务抵扣，规避常见风险！381

在企业日常运营中，员工因业务需要垫付费用，随后凭发票向公司报销，是再常见不过的场景。然而，这看似简单的报销行为，却牵涉到复杂的会计处理、严格的税务合规要求以及潜在的财务风险。作为一名中国企业财税知识达人，我将为您深入剖析“给公司报销发票怎么做账”这一核心问题，从报销制度的建立、发票的合规性、会计分录的编制，到增值税与企业所得税的处理，乃至个人所得税的风险防范，为您提供一份全面的财税攻略。

一、报销制度的建立与发票的合规性：规范是基石

任何规范的报销活动都应建立在完善的企业报销管理制度之上。这份制度是公司内部财务控制的重要组成部分，它明确了报销的范围、标准、流程、审批权限以及违规责任。

1. 完善的报销制度应包含：

费用类别及标准： 明确哪些费用可报销，各类费用的报销限额（如差旅费、业务招待费、交通费等）。
审批权限： 明确各级员工报销的审批人及金额上限。
报销流程： 员工提交、部门经理审批、财务审核、总经理审批、支付款项。
发票及附件要求： 对发票的类型、抬头、税号、内容、盖章等提出具体要求，并规定其他必要的附件（如合同、行程单、会议纪要等）。
报销时限： 规定发票提交报销的截止日期，避免过期发票积压。

2. 发票的合规性审核：

发票是报销的原始凭证，其合规性是会计入账和税务抵扣的基础。财务人员在接收报销发票时，必须重点审核以下几点：
发票种类： 常见的有增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票、定额发票等。不同发票对税务处理有不同影响。
抬头信息： 必须是公司全称，不能是个人姓名或其他公司名称。
税号信息： 必须填写公司正确的统一社会信用代码。
内容详情： 发票开具内容应与实际发生的业务相符，且尽量详细。如餐饮费应注明“餐饮服务”，而不是笼统的“办公用品”。
金额与章： 金额大小写一致，并加盖销售方发票专用章。
真实性： 确保发票不是虚假发票，可通过国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。

二、报销流程与凭证编制：从原始单据到会计分录

报销流程通常包括员工填写报销单、附上原始发票及附件、提交审批、财务审核、出纳支付等环节。其中，财务审核与会计凭证的编制是核心。

1. 会计凭证的构成：

一份完整的会计凭证通常包括：
报销单： 员工填写，列明报销事由、金额、附件张数，并有各级审批人签字。
原始发票及附件： 经审核无误的合规发票及其他证明文件。
记账凭证： 财务人员根据报销单和发票编制的凭证，包含日期、摘要、会计科目、借贷金额等信息。

2. 核心：会计处理（做账）

会计做账的核心是根据经济业务的性质，运用借贷记账法，将费用计入相应的会计科目。以下列举几种常见的报销费用及其会计分录：

A. 无进项税额抵扣的费用（如餐费、个人交通费、住宿费等增值税普通发票或定额发票）

假设员工报销餐费500元（取得增值税普通发票），公司通过银行转账支付。
会计分录：

借：管理费用-业务招待费（或其他相关费用科目） 500

贷：银行存款（或库存现金、其他应收款-备用金） 500

说明： 具体计入“管理费用”、“销售费用”或“制造费用”等哪个科目，取决于该费用发生的业务性质。例如，用于管理部门招待的计入“管理费用-业务招待费”，用于销售部门招待的计入“销售费用-业务招待费”。

B. 有进项税额抵扣的费用（如办公用品、差旅住宿费等取得增值税专用发票或注明税额的电子普票）

假设员工报销差旅住宿费1000元，取得增值税专用发票，税率为6%，税额为56.60元，价款为943.40元。公司通过银行转账支付。
会计分录：

借：管理费用-差旅费（或销售费用-差旅费） 943.40

借：应交税费-应交增值税-进项税额 56.60

贷：银行存款（或库存现金、其他应收款-备用金） 1000

说明： 只有取得增值税专用发票或符合规定的增值税电子普通发票，且用于生产经营活动，才可抵扣进项税额。员工福利、非正常损失等特定情形的进项税额是不得抵扣的。

C. 预借备用金的报销处理

如果员工预先向公司借款（备用金）用于出差或采购，后续报销时需要冲抵备用金余额。
1. 预借备用金时：

借：其他应收款-备用金-XX员工 3000

贷：银行存款（或库存现金） 3000 2. 报销时（假设报销2800元，其中含可抵扣进项税100元，实际支付2700元）：

借：管理费用-差旅费 2600

借：应交税费-应交增值税-进项税额 100

贷：其他应收款-备用金-XX员工 2700

说明： 如果报销金额小于借款金额，员工需退回剩余款项；如果报销金额大于借款金额，公司需补足差额。

D. 职工福利性质的报销（如员工体检、集体用餐等）

假设公司为员工报销集体用餐费用5000元，取得增值税专用发票，税率6%，税额283.02元，价款4716.98元。
会计分录：

借：管理费用-职工福利费 5000

贷：银行存款 5000

说明： 员工福利相关的支出，其增值税进项税额不得抵扣。因此，即使取得增值税专用发票，也应将价税合计金额全部计入福利费科目。实务中，这属于“进项税额转出”，但为了简化描述，多数情况下直接按含税价入账。如果严格执行，需要先抵扣再转出：

先抵扣：

借：管理费用-职工福利费 4716.98

借：应交税费-应交增值税-进项税额 283.02

贷：银行存款 5000

再转出：

借：管理费用-职工福利费 283.02

贷：应交税费-应交增值税-进项税额转出 283.02

最终结果与直接按含税价入账“管理费用-职工福利费 5000”效果一致。

三、报销发票的税务合规性：增值税、企业所得税与个人所得税

报销发票的税务处理是财税合规的重中之重，它直接影响企业的税负。

1. 增值税处理：进项税额抵扣

并非所有取得的增值税发票都能抵扣进项税额。根据《增值税暂行条例》及其实施细则，以下情况的进项税额不得从销项税额中抵扣：
用于简易计税方法计税项目、免征增值税项目、集体福利或者个人消费。
非正常损失的购进货物及相关的加工修理修配劳务和交通运输服务。
非正常损失的在产品、产成品所耗用的购进货物（不包括固定资产）、加工修理修配劳务和交通运输服务。
购进的旅客运输服务、贷款服务、餐饮服务、居民日常服务和娱乐服务。

重点： 员工差旅中的住宿费（若取得增值税专用发票且符合条件）可抵扣；餐饮费、机票、火车票等交通费用（即使取得增值税专用发票）的进项税额，一般情况下不得抵扣。但购进的用于生产经营的符合规定的交通运输服务（如货运），其进项税额是可以抵扣的。

2. 企业所得税处理：税前扣除

企业所得税税前扣除遵循“合法性、合理性、相关性”原则。报销费用要在企业所得税前扣除，必须满足：
合法性： 有合法有效的凭证（如发票）。
合理性： 费用支出符合行业惯例和经营管理需要。
相关性： 费用支出与企业的生产经营活动直接相关。

此外，一些费用存在扣除限额：
业务招待费： 发生额的60%，但最高不得超过当年销售（营业）收入的5‰。
广告费和业务宣传费： 一般不超过当年销售（营业）收入的15%，超过部分准予在以后纳税年度结转扣除。
职工福利费： 不超过工资薪金总额的14%。
工会经费： 不超过工资薪金总额的2%。
职工教育经费： 不超过工资薪金总额的8%（高新技术企业可达10%），超过部分准予在以后纳税年度结转扣除。

因此，在会计做账时，要区分这些有限额的费用，并在企业所得税汇算清缴时进行纳税调整。

3. 个人所得税处理：规避风险

正常的因公报销不属于个人收入，不涉及个人所得税。但以下情况需警惕：
变相发福利： 以报销形式发放属于员工个人消费或补贴性质的款项，应按“工资薪金所得”代扣代缴个人所得税。例如，报销员工个人旅游、非因公的体检、家庭开支等。
与业务无关的费用： 报销与公司业务无关的个人消费发票，也可能被税务机关认定为向员工发放的补贴，需缴纳个人所得税。
虚假报销： 员工提交虚假发票或虚构经济业务进行报销，不仅涉及个人所得税风险，还可能触犯法律。

四、常见问题与风险规避