企业取现：合规入账、风险规避与税务解析351

在中国的企业运营中，现金作为最直接的支付手段，虽然随着电子支付的普及其使用频率有所下降，但在某些特定场景下，如支付小额零星开支、员工备用金、紧急采购等，现金仍然不可或缺。然而，“公司领现金出来怎么做账”却是一个充满挑战且风险极高的问题。不规范的现金管理和会计处理，不仅可能导致财务数据失真，更会触及税务合规的红线，甚至引发法律责任。作为一名中国企业财税知识达人，本文将深度剖析企业从银行提取现金后的合规入账方法、常见风险点及相应的税务处理，并提供一系列内部控制与管理建议，旨在帮助企业规范现金管理，规避潜在风险。

一、 企业合规取现的常见场景与目的

企业从银行提取现金，必须具备真实的、合法的业务背景，并遵循国家对现金使用的管理规定。常见的合规取现场景包括：

1. 设立或补充备用金： 企业为满足日常小额开支需要，会设立一个备用金账户，通常由出纳或特定部门管理，用于支付零星文具、水电费、快递费、交通费等。当备用金不足时，需要从银行提取现金进行补充。

2. 员工差旅费或业务招待费报销： 虽然员工出差或业务招待通常使用个人垫付或公司信用卡，但有时也会涉及需要现金支付的场景。企业在报销时，可能需要提取现金支付给员工。

3. 采购小额物品或服务： 针对无法通过转账或电子支付的极小额采购（如农副产品、废品回收等），或供应商仅接受现金支付的情况。

4. 支付职工福利或奖励： 在符合规定的前提下，发放给员工的小额现金福利或奖励。需要注意的是，大额薪酬和福利通常必须通过银行转账支付。

5. 代垫款项或紧急周转： 某些紧急情况下，可能需要向员工或第三方支付代垫款项，且必须使用现金。

二、 核心环节：现金取款的规范流程与会计处理

企业从银行提取现金并进行后续使用的过程，必须严格遵循财务管理制度，确保每一步都有据可查。

1. 从银行提取现金时：

企业需要向银行提交取现申请（如填写现金支票或转账支票），经授权人签字后，由出纳员前往银行办理取款手续。此时，企业的银行存款减少，库存现金增加。

会计分录：

借：库存现金

　　贷：银行存款

说明： 这笔分录仅仅是资金存放地点的转移，从银行账户转移到公司金库或出纳保管的保险柜中，并未发生费用或资产的购置。此时，现金尚未被实际使用。

2. 现金支付日常费用或采购时：

当库存现金被用于支付各类日常开支或小额采购时，必须取得合法的原始凭证（如发票、收据等），并由经办人填写报销单，经部门负责人、财务负责人等审批后，方可由出纳进行支付。

会计分录：

借：管理费用 / 销售费用 / 制造费用 / 原材料 等（根据实际用途）

　　贷：库存现金

说明： 这才是现金真正“花出去”的时候。所支付的费用或采购的资产应根据其性质计入相应的成本费用或资产类科目。原始凭证（发票、收据、内部审批单）是这笔分录的坚实依据。

3. 设立或补充备用金时（发放给备用金管理员）：

如果企业将现金发给特定的备用金管理员（非企业出纳），用于其部门的零星开支，此时应将其视为一种暂时的应收款项。

会计分录：

借：其他应收款—XX部门备用金（或XX经办人）

　　贷：库存现金

说明： 备用金管理员后续发生的费用报销，需冲销这笔应收款。待备用金管理员凭发票报销时，再做费用化处理：

借：管理费用 / 销售费用 等

　　贷：其他应收款—XX部门备用金（或XX经办人）

4. 员工差旅费报销：

员工出差回来，凭合规的差旅费报销单据和审批流程，企业从库存现金中支付报销款。

会计分录：

借：管理费用—差旅费

　　贷：库存现金

5. 股东或老板个人取现的特殊情况（高风险区！）

这部分是企业取现中最敏感和风险最高的部分，必须严格区分合法合规与违法违规行为。

a. 作为合法的利润分配（分红）：

如果股东取现是基于企业利润分配的决定，且符合公司章程规定的分红条件和程序，应先确认应付股利。

会计分录：

借：利润分配—应付股利

　　贷：库存现金

税务提示： 个人股东取得的股息红利，需按20%缴纳个人所得税，企业有代扣代缴义务。未依法代扣代缴个税的，企业和个人均面临税务风险。

b. 作为临时性借款：

如果股东从公司借款，约定在一定期限内归还，且有明确的借款协议，则可作为其他应收款处理。

会计分录：

借：其他应收款—股东借款（XX）

　　贷：库存现金

税务提示： 根据国家税务总局公告2018年第23号文，企业无偿向股东或其关联方提供资金，如果用于个人消费且不收取利息，在年度终了仍未归还的，应视为企业对个人投资者的股息、红利分配，按“利息、股息、红利所得”项目，由企业代扣代缴个人所得税。若用于生产经营且收取利息，则无需代扣代缴个税，但利息收入需计入企业收入并缴纳企业所得税。

c. 违法违规行为：

如果股东或老板直接从公司拿走现金，既无分红决议，也无借款协议，更无合法凭证冲抵，则极易被税务机关认定为股东对公司的资金占用，视同分红补征个人所得税，并对企业进行罚款。这种行为严重违反了公司财产独立性原则，是税法和公司法所禁止的。长期如此，甚至可能涉及抽逃出资、虚假注资等更严重的法律后果。

三、 税务合规与风险预警

企业现金管理不当和会计处理不规范，将带来严重的税务风险。

1. 无票支出无法税前扣除： 企业用现金支付了费用，但未能取得合法有效的增值税发票或符合规定的收据，这部分支出将无法在企业所得税前扣除，导致企业所得税负担增加。

2. 个人所得税风险： 股东或老板从公司无凭证或无合法依据取走现金，税务机关有权根据“实质重于形式”原则，将其认定为对股东的利润分配，要求企业代扣代缴20%的个人所得税，并对企业和个人处以罚款。

3. 现金管理规定风险： 依据《现金管理暂行条例》及相关规定，单位库存现金限额、现金使用范围都有严格规定。大额现金交易（如单笔超过5万元人民币的支付）原则上应通过银行转账。违反规定可能面临行政处罚。

4. 虚假费用和舞弊风险： 现金交易的隐蔽性为虚构业务、伪造票据、贪污舞弊提供了便利。一旦被税务稽查发现，可能涉及偷税漏税甚至刑事犯罪。

5. 资金往来混淆风险： 企业资金与股东个人资金混淆，导致企业财产独立性受损，不仅在税务上存在风险，也可能影响企业的法律地位，例如在企业破产时，股东可能需要对企业债务承担连带责任。

四、 内部控制与管理建议

为确保企业现金取款的合规性并有效规避风险，建议企业建立健全以下内部控制制度：

1. 严格的审批制度：
建立完善的现金支付审批流程，明确各级审批权限和责任。
所有现金取款和支付，都必须有详细的申请单、用途说明和相关负责人的逐级审批。
大额现金支付（即使在规定限额内）应有更严格的审批程序。

2. 完善的票据管理：
要求所有现金支出必须取得合法、真实、有效的原始凭证（发票、收据）。
对于无法取得发票的支出，应要求提供内部收款凭证、支付证明、经办人签字等辅助证明材料，并严格限制此类支出的范围和金额。
加强发票的真实性审核，防止虚假发票入账。

3. 规范的备用金制度：
明确备用金的申请、领用、报销和归还流程。
设定合理的备用金限额，并定期核对账目。
鼓励备用金管理员定期报销，避免长期挂账。

4. 定期盘点与核对：
出纳人员每日清点库存现金，并与现金日记账核对，做到账实相符。
财务部门或审计部门定期或不定期对库存现金进行突击盘点，监督出纳工作。

5. 尽量减少现金交易：
鼓励员工和供应商优先使用银行转账、移动支付、信用卡等非现金支付方式。
对于可转账支付的款项，坚决不使用现金支付。

6. 明确岗位职责与不相容职务分离：
明确出纳、会计、审批人员的职责边界，确保不相容职务分离，如出纳不得兼任会计凭证的登记工作。
加强对财务人员的职业道德和法规培训，提高其风险意识。

7. 股东与公司资金严格分离：
严禁股东个人资金与公司资金混用。
股东从公司借款必须有正式的借款协议，明确借款用途、期限、利率等，并按期归还。
所有股东分红必须有董事会决议或股东会决议，并依法代扣代缴个人所得税。

五、 总结

公司领现金出来做账，并非简单地“钱出账就完事”。它涉及复杂的会计处理、严格的税务法规和严谨的内部控制。企业必须始终坚持“业务真实、凭证合法、流程合规”的原则，将每一笔现金流置于阳光之下。通过建立健全的现金管理制度，强化财务人员的专业素养和风险意识，并严格区分企业与股东的资金界限，才能有效规避税务风险，保障企业健康、可持续发展。切莫因贪图一时便利或缺乏专业指导，而触碰税务和法律的底线，最终付出沉重代价。

2025-10-12

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