企业收到发票复印件：财税处理、风险识别与合规入账全攻略112

在日常经营活动中，企业财务人员时常会遇到一种特殊情况：收到的是发票的复印件（包括扫描件、照片等，下文统称“复印件发票”）。面对这些非原始凭证的发票复印件，很多财务人员不禁要问：复印件发票能报销吗？如何进行会计处理？是否可以进行税前扣除和抵扣增值税？如果不当处理又将面临哪些财税风险？

作为中国企业财税知识达人，本文将深度剖析企业收到复印件发票的各类问题，从会计核算、税务处理、风险防范及合规建议等多维度，为您提供一份详尽、专业的处理指南。

一、什么是“复印件发票”？与电子发票有何区别？

首先，我们需要明确“复印件发票”的定义。它指的是通过复印、扫描、拍照等方式形成的原始发票的影像件或复制件。其本质特点是：它不是税务机关认可的具有法律效力的原始凭证。

值得注意的是，“复印件发票”与“电子发票”有着本质区别。

电子发票：是指符合国家税务总局规定格式，通过电子信息系统开具、接收、存储的数字发票。它是经过税务部门认可的，具有与纸质发票同等法律效力的原始凭证，企业可以直接以其电子形式作为报销入账的原始凭证，无需打印或再次复印。
复印件发票：无论其原件是纸质发票还是电子发票，一旦经过复印、扫描、拍照等处理，失去了其原始性和唯一性，便不再具备原始凭证的法律效力。

二、会计处理原则：原始凭证是生命线

根据《中华人民共和国会计法》及《企业会计准则》等相关规定，企业进行会计核算，必须以合法的原始凭证为依据。原始凭证是记录经济业务发生和完成情况的最初证明，具有真实性、完整性和合法性等特征。

因此，对于复印件发票，会计处理的基本原则是：

原则上不能作为原始凭证直接入账。 这是核心原则。复印件发票本身缺乏原始凭证的法律效力，如果直接作为记账凭证的附件，可能导致财务信息失真，甚至为虚假报销、贪污舞弊留下隐患。
若确需使用，必须有特殊情况说明及完善的辅助证明。 在极端特殊情况下，复印件发票可能作为辅助性证据使用，但绝不能替代原始凭证。

三、税务处理原则：严禁税前扣除与抵扣

税务机关对发票的真实性和合法性有着严格的要求，以确保税款的足额征收和税收优惠政策的准确执行。

增值税进项税额抵扣：根据《中华人民共和国增值税暂行条例》及其实施细则，纳税人申报抵扣增值税进项税额，必须取得合法、有效的增值税专用发票、海关进口增值税专用缴款书等抵扣凭证。复印件发票不具备抵扣的资格，税务机关在税务稽查中会直接否决其抵扣资格。
企业所得税税前扣除：根据《中华人民共和国企业所得税法》及其实施条例、《企业所得税税前扣除凭证管理办法》（国家税务总局公告2018年第28号）等规定，企业发生支出，应取得合法、有效的凭证才能在企业所得税前扣除。复印件发票不属于合格的税前扣除凭证，如果以此作为税前扣除依据，税务机关将不予认可，并要求补缴企业所得税及滞纳金，甚至面临行政处罚。

四、特殊情况下的“复印件发票”处理与补救

尽管原则上不接受复印件发票，但在某些特殊情况下，经特定程序处理后，复印件发票可以作为辅助证据，或为后续的补救措施提供支持。以下是几种常见情况及其处理建议：

1. 原始发票遗失的补救措施

这是最常见的一种情况。当企业已经发生业务并支付款项，但原始发票不慎遗失时，不应直接以复印件发票入账。正确的处理方式应依据《企业所得税税前扣除凭证管理办法》第十四条规定：

向原开具单位索取原始凭证复印件（加盖原开具单位公章）。 注意，这里索取的是原件的复印件，但更重要的是，还需要原开具单位出具书面证明，证明其已按规定开具发票，并写明发票联次、内容、金额、发票代码、发票号码等信息。
补办的程序：

员工向企业财务部门说明发票遗失情况，并提供发票复印件（如有）。
财务部门与供应商（开票方）沟通，请对方提供发票存根联或记账联的复印件，并加盖其单位财务专用章或发票专用章。
请供应商出具《发票遗失证明》（通常需加盖公章），写明原发票的基本信息（购销方名称、税号、商品名称、金额、税额、发票代码、号码、开票日期等），并承诺其已将原件交付，但购方遗失，其未重复开具。
将供应商提供的发票复印件及《发票遗失证明》作为原始凭证的附件，一并入账。

重要提示： 增值税专用发票的抵扣联丢失，有更严格的规定。若抵扣联丢失，但认证联仍在，可凭认证联复印件（加盖税务机关印章）及销货方证明，经税务机关核实后抵扣。若认证联和抵扣联都丢失，原则上无法抵扣，但可按上述办法进行企业所得税税前扣除。

2. 内部核算或管理所需

在某些情况下，企业可能需要复印件发票用于内部的成本归集、部门核算、项目管理等，而不涉及对外报销或税前扣除。例如：

项目报销： 原始发票已用于项目甲的对外报销，但项目乙需要知晓该笔费用情况进行内部成本分摊。
多部门共享凭证： 原始凭证由总公司保管，分支机构需根据复印件进行内部核算。

此时，可以将复印件发票作为内部管理凭证的附件，但必须注明“仅供内部核算使用，不作为报销和税前扣除依据”，并应附上相关的内部审批单、支付凭证等，确保业务真实性。其原件必须妥善保管在有权限的部门。

3. 作为主要报销凭证的辅助证明

某些特殊业务，如海关进口关税缴款书、银行手续费凭证等，其原始凭证的联次设计或业务流程决定了企业可能无法完整保留所有联次，或原件已交予第三方。此时，复印件发票可能作为辅助证明材料，但必须与其他强有力的原始凭证（如购货合同、付款凭证、入库单、报关单等）一同使用，形成完整的证据链，以证明业务的真实性、合理性和相关性。

举例： 企业进口货物，海关缴款书原件已提交海关或银行，企业只剩下复印件。此时，可将复印件附在记账凭证后，但必须同时附上：

与进口业务相关的购销合同；
银行的付款凭证（跨境汇款记录）；
报关单据；
货物入库单等。

通过这些原始凭证的辅助，证明该笔业务的真实发生及相关税费的实际支付，从而争取在企业所得税前扣除。

五、收到“复印件发票”的潜在风险

如果企业不规范处理复印件发票，将会面临多重风险：

1. 税务稽查风险

这是最直接也最严重的风险。税务机关在日常稽查或专项检查中，一旦发现企业以复印件发票作为税前扣除凭证或抵扣增值税进项税额，将：

补缴税款及滞纳金： 要求企业补缴此前少缴的企业所得税和/或增值税，并按日加收滞纳金。
罚款： 根据《税收征收管理法》规定，对偷税行为处以0.5倍至5倍的罚款。
影响企业信用： 可能被列为非正常户，影响企业未来的税务评级和融资等。