企业采购退货的会计与税务全攻略：从凭证到申报，一文读懂!89

尊敬的各位企业家、财务同仁们：

在企业的日常经营活动中，采购是维系生产、销售链条的关键环节。然而，由于各种原因，如商品质量不符、规格型号错误、运输损坏、订单数量有误甚至市场行情变化等，企业有时需要将已购入的货物退还给供应商，即发生“进货退出”。进货退出看似简单，但在会计核算和税务处理上却涉及多方面考量，若处理不当，不仅会导致账务混乱，还可能带来税务风险。作为一名深谙中国企业财税实务的专家，今天我将为大家详细解析公司进货退出如何做账，助您从容应对各类复杂情况。

一、 进货退出的概念、常见原因与核心处理原则

1.1 什么是进货退出？

进货退出，是指企业在购入商品、材料等存货后，因质量问题、规格不符、数量短缺、价格异议等原因，将已购入的存货全部或部分退还给原供应商的行为。它直接导致企业存货的减少和对供应商债权的增加（若已付款）或债务的减少（若未付款）。

1.2 进货退出的常见原因
质量问题： 收到货物有瑕疵、损坏或不符合质量标准。
规格型号不符： 供应商发错货，与采购合同约定的型号、颜色、尺寸等不一致。
数量差异： 收到货物数量多于或少于订单数量。
运输损坏： 货物在运输过程中发生破损，无法正常使用。
价格异议： 协商后，供应商同意降价，但以退货重开形式处理。
订单取消/超量采购： 市场变化或内部需求调整，导致部分货物不再需要。

1.3 进货退出的核心处理原则

处理进货退出的核心在于“还原”，即将原始采购业务的会计处理进行反向冲销或调整。同时，必须遵循权责发生制和配比原则，确保资产、负债、收入、费用和利润的准确性，并严格遵守国家税务法规，特别是增值税专用发票“红字开具”的相关规定。

二、 进货退出涉及的会计科目与凭证

在处理进货退出时，主要涉及以下会计科目和重要凭证：

2.1 主要会计科目
存货类科目： 如“原材料”、“库存商品”、“周转材料”等，用于核算退回的存货价值。
应付账款： 如果采购时尚未支付货款，退货会冲减对供应商的应付账款。
银行存款： 如果采购时已支付货款，退货后收到供应商的退款，会增加银行存款。
其他应收款： 如果已支付货款但退款尚未收到，或者供应商未立即退款而是形成暂时的债权，可先通过此科目核算。
应交税费—应交增值税（进项税额转出）： 这是增值税一般纳税人处理进货退出的关键科目。退回货物时，需冲减原已抵扣的进项税额。

2.2 重要凭证
退货单/退货申请单： 内部审批流转，明确退货原因、数量、金额等。
供应商开具的红字增值税专用发票（或普通发票）： 这是最核心的外部凭证，也是税务处理的依据。红字发票是对原蓝字发票的冲销。
入库单/出库单： 记录货物实际出入库情况，与退货单相互印证。
银行对账单/收款凭证： 如果涉及到退款，需有银行退款记录。
运输单据： 证明货物已退回给供应商。

三、 进货退出的会计分录详解

根据货物是否已付款以及款项是否已收回，进货退出的会计处理有所不同。

3.1 货物尚未支付货款时发生退货

这是最常见的情况。企业退货后，对供应商的应付账款相应减少。

假设： 某企业购入一批原材料，价款10,000元，增值税1,300元，共11,300元，尚未付款。后因质量问题退回该批原材料，取得供应商开具的红字增值税专用发票。

原始采购分录（假设已验收入库）：

借：原材料 10,000

　　应交税费—应交增值税（进项税额） 1,300

　　贷：应付账款 11,300

进货退出分录（取得红字发票时）：

借：应付账款 11,300

　　贷：原材料 10,000

　　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,300

（备注： 对于增值税一般纳税人，此处的“应交税费—应交增值税（进项税额转出）”科目用于核算因退货而冲减的进项税额。）

3.2 货物已支付货款但款项尚未收回时发生退货

此时，企业已向供应商支付了货款，但退货后尚未收到供应商的退款。企业对供应商形成一笔债权。

假设： 同上例，货物已付款11,300元。退货后，供应商同意退款但尚未实际支付，并开具红字增值税专用发票。

原始采购付款分录（在原始采购入库分录之后）：

借：应付账款 11,300

　　贷：银行存款 11,300

进货退出分录（取得红字发票时）：

借：其他应收款—XX供应商 11,300

　　贷：原材料 10,000

　　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,300

收到退款时：

借：银行存款 11,300

　　贷：其他应收款—XX供应商 11,300

3.3 货物已支付货款且款项已收回时发生退货

此情况通常发生在退货与退款几乎同时发生，或者财务处理时直接合并处理。

假设： 同上例，货物已付款11,300元。退货后，立即收到供应商退款，并取得红字增值税专用发票。

进货退出分录（收到退款并取得红字发票时）：

借：银行存款 11,300

　　贷：原材料 10,000

　　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,300

3.4 其他特殊情况
非增值税一般纳税人： 如果企业是小规模纳税人或采购的货物不涉及增值税（如免税农产品），则不需要进行进项税额转出。分录中不涉及“应交税费—应交增值税（进项税额转出）”科目。
已领用或已加工的原材料退货： 如果退回的原材料已部分领用或加工，则需先将已领用部分的成本转回，再按未领用部分的成本进行退货处理。这通常较为复杂，需根据具体情况进行成本调整。本文主要聚焦于未加工、未领用状态下的退货。
退货发生时尚未收到发票： 如果退货发生时，尚未收到供应商的蓝字发票，则可以在收到发票时，直接根据实际收货数量和金额进行入账，对于退回的部分不作专门的退货处理。若已暂估入库，则冲销暂估分录。

四、 进货退出的税务处理要点

进货退出的税务处理主要集中在增值税方面，企业所得税一般通过影响存货成本间接影响，无直接特别规定。

4.1 增值税处理——红字发票是核心

对于增值税一般纳税人而言，进货退出的增值税处理是重中之重，核心是取得并处理供应商开具的“红字增值税专用发票”。
红字增值税专用发票的开具：

根据《增值税专用发票使用规定》，发生销货退回、开票有误等情况，销售方（即供应商）应开具红字专用发票。对于购货方（即我们企业）来说，通常有两种情况：
购货方未抵扣增值税进项税额： 购货方可凭销售方开具的红字专用发票，将发票联和抵扣联注明“作废”字样退回销售方，或者由销售方在增值税发票管理系统上填写《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关核对后开具红字专用发票。
购货方已抵扣增值税进项税额： 购货方须在增值税发票管理系统上填写《开具红字增值税专用发票信息表》，上传至税务机关系统。经税务机关系统自动校验通过后，由销售方开具红字专用发票。购货方在取得销售方开具的红字专用发票后，与其填报的《信息表》一一对应。

简而言之，无论是否已抵扣，最终都需要供应商开具红字增值税专用发票来冲销原蓝字发票的销项税额和我们的进项税额。
进项税额转出：

当我们退回货物并取得红字增值税专用发票时，意味着我们原先抵扣的进项税额（即原始采购时借方科目中的“应交税费—应交增值税（进项税额）”）需要冲减，这在会计上体现为“应交税费—应交增值税（进项税额转出）”。

税务申报表调整： 在进行增值税纳税申报时，这部分“进项税额转出”的金额需要填写在《增值税纳税申报表附列资料（二）》（本期进项税额明细）的第20栏“进项税额转出额”中，以减少当期可抵扣的进项税额，确保税款计算的准确性。
普通发票的退货处理：

如果原始采购取得的是增值税普通发票，退货时供应商通常会开具红字普通发票来冲销。由于普通发票不涉及进项税额抵扣，因此在会计处理上不涉及“进项税额转出”科目，仅冲减存货和应付账款/其他应收款等。

4.2 企业所得税处理

进货退出的行为本身，通常不会直接产生企业所得税应税收入或扣除。其主要影响在于：
存货成本的调整： 进货退出会减少企业的存货成本。当这些存货最终被销售出去时，减少的存货成本会相应减少未来的销售成本，从而增加利润，进而影响企业所得税。这是一个间接的、随后的影响。
损失与赔偿： 如果因质量问题退货，导致企业产生额外运输费、检验费等损失，且无法向供应商索赔，这些合理且实际发生的损失在满足税法规定的条件下，可以在计算企业所得税时扣除。若收到供应商的赔偿，则作为营业外收入处理。

五、 进货退出的实务操作流程与注意事项

为了确保进货退出业务的合规性和高效性，企业应建立规范的操作流程并关注以下事项：

5.1 规范操作流程
内部申请与审批： 采购部门或使用部门发现问题后，及时填写退货申请单，说明退货原因、数量、金额，并按公司流程获得相关负责人审批。
与供应商沟通： 及时联系供应商，说明退货情况，协商退货方式（上门取货、寄回等）、退款或冲账事宜，并明确要求供应商开具红字发票。
开具退货单并办理出库： 仓库根据审批后的退货单，办理货物出库手续，并核对退货数量、型号等信息。必要时，可请供应商代表或物流方共同确认。
取得红字发票： 及时向供应商索取红字增值税专用发票（或普通发票），并核对发票信息与实际退货情况是否一致。对于增值税专用发票，需按照税务要求，及时填报《开具红字增值税专用发票信息表》。
会计记账： 收到红字发票后，财务部门根据红字发票、退货单、出库单等凭证，及时准确地进行会计分录处理。
税务申报调整： 在增值税纳税申报期内，将进项税额转出金额填入相应的申报表栏次。
后续跟进： 如果涉及退款，需跟踪退款进度，及时将款项入账；如果涉及冲抵应付账款，需与供应商进行对账，确保账务一致。

5.2 注意事项
及时性原则： 进货退货应及时处理，尤其是涉及到增值税抵扣和申报的，避免跨期处理带来不必要的麻烦。
单证齐全： 确保所有退货相关的内部和外部凭证（退货单、出库单、红字发票、银行回单等）齐全、真实、合法。
发票与货物一致： 退货数量和金额必须与供应商开具的红字发票信息保持一致，否则税务机关可能不予认可。
税控系统操作： 对于增值税一般纳税人，务必按照税务机关的要求，通过增值税发票管理系统正确开具或取得红字发票信息表，并上传。
存货盘点： 进货退出会影响期末存货数量和价值，务必在定期盘点或年度盘点时核对准确。
不同退货类型的区分： 区分是全额退货还是部分退货，是质量退货还是因价格折扣而形式上开具红字发票等，不同情况可能有细微的会计和税务差异。
关注国际贸易退货： 对于进口货物退货，除了增值税，可能还涉及关税、消费税的退还或调整，处理更为复杂，需咨询专业人士。

六、 结语

公司进货退出是企业经营中不可避免的环节，其会计与税务处理具有严谨性和复杂性。准确、及时、合规地处理好每一笔进货退出业务，不仅能够保证企业财务报表的真实性、完整性，避免潜在的税务风险，还能提升企业的内部管理水平。希望通过本文的详细解析，能帮助各位企业管理者和财务人员更加清晰地理解和掌握进货退出的处理方法，做账有据，申报无忧！

如果您在实际操作中遇到任何具体、复杂的问题，建议及时咨询专业的财税顾问，以获得最精准的指导。

2025-11-24

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